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日　時：平成２０年１２月１３日（土）　１０時〜１２時
場　所：文京シビックセンター　B2研修室A、B（文京区春日1-16-21）
出席者：役員　7名、委員　31名、計　38名

役員会・合同委員会議題
１．第三回支部長会議報告（於：函館　12/6開催）
1）入試関連日程の決定
2）入学試験に関する確認事項
・会場体制・・・監督教員（品田先生ほか9名）と監督補助者（OB　22名）
・注　　意・・・お手伝いをいただくにあたり、塾関係者及び受験生のいる保護者の方はご遠慮いただくこと
3）平成21年度支部総会について
４／２５（土）１０：００〜新入生保護者会終了後、総会予定。会場未定。
4）学校行事におけるPTAを対象にした保険に加入することが決定。入試に間に合わせる。
5）50周年記念式典を計画中・・・鹿児島で1,000人の参加、函館も同程度を期待する。
6）新寮について（完成イメージ、ポスターを回覧）
1月中旬に入札予定
寄付の進捗が思わしくなく、3月頃寄付のお願いを保護者にも送付予定（学校の方針として強制はないと思う）
完成イメージやポスターは今後学園HPに掲載
7）海外入試については、まだ反響が見えない。定着には3年程度はかかるものと思われる。
8）校長先生の講話は、2月15日の中学後期合格者説明会後を希望。
題「祈りについて」
２．支部長より
1) 会計関連
・母の会への寄付（5万円）とクリスマスバスケット（＠５００円）は予算どおりに執行予定。
・交流委員会にて実施の「高３を送る会」、「校長先生の講話」等の費用不足分については予備費等より支出することとしたい。そもそも、予算の段階で見込みが少なすぎた。委員のみなさんにも承認いただきたい。→出席者承認により予備費等からの支出決定。
2）次期役員・委員の募集
会員全員へ次期役員・委員の募集についての案内（メール及びHP）をし、自薦・他薦を問わず支部長へメール又はFAXで連絡することとするのでよろしくお願いしたい。
３．各委員会より活動状況および予定について
1)入試委員長
　入試説明会が無事に終了しました。ご協力をいただきありがとうございました。
入試日程がお配りしました資料のとおり決定しましたのでお知らせします。
中学の来年度前期試験の受験者数760名、試験日当日の父兄が1,000名程度と予想しておりますが、今回、父兄の控え室が試験会場から３００ｍほど離れたTFTホールとなります。試験会場から見えるのですが、控え会場までがわかりづらく、父兄控え室にも案内が必要と考えており、また、試験会場につきましては、一昨年に使用した際も入口での混雑、受験生用のトイレの案内等、検討を要することもあり、入試委員に限らずみなさんのご協力をお願いしたいと思いますのでよろしくお願いします。
2)交流委員長
11/24、高３保護者を送る会は、盛況のうちに終了することができました。
今回、高３保護者の参加者7名と昨年の16名より少なかったのですが、総参加者数は昨年の60名を上回る66名でした。
高３保護者を送る会につきましては、開催時期、会費等について検討の余地があるとは思いますが、時期については他の行事とのバランスをみながら決定させていただきました。会費についても、高3保護者の方を招待としている中、会費をいただくの良いのか、過去には支部で負担していたこともあったようですが、各年により参加者の人数も違い、高3側と送る側の参加者数のバランスもあり、負担にアンバランスが生じてしまいます。
（会計より）
その話は以前からありましたが、以前は会費の違いがあったり、支部行事にも違いがあったりと、その年によって状況も違いますので、過去は過去として、今は今できることでいいと思います。
（支部長）
　以前は招待というのがあったようですが、送る側とのバランスもあり、そういう負担はやめようという話はあったと思います。
今年は支部長が作ってくれたDVDを差し上げたので大変喜ばれました。来年もあるといいのですが。
（支部長）
　この前の支部長会で札幌の支部長が来年の分を作成し、各支部に配るといっていたので来年も大丈夫だと思いますよ。
3)バザー委員長
　特になし